Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі
Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі
Бөлім бастығының м.а. – Чудобаева Әсел Құнарбекқызы
Мекен-жайы: Өскемен қ., Қазақстан к., 55 үй, №205 каб.
Құжаттамалық және заңдық қамтамасыз ету бөлімі Университет ректорының бұйрығымен 2010 жылдың 10 тамызында құрылды және ректордың бұйрығымен 03.01.2013 ж. бастап Ғылыми кеңестің 28.12.2012 жылғы шешімі негізінде (№3 хаттама) Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі болып өзгертілді. Бөлім «Сәрсен Аманжолов атындағы Шығыс Қазақстан мемлекеттік университеті» ШЖҚ РМК құрылымдық бөлімшесі болып табылады. Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі құрылымына кеңсе, мұрағат, заң қызметі, арнайы бөлім, ректораттың хатшылығы кіреді.
Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі қызметінің негізгі бағыттары:
1. Құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыстарды ұйымдастыру, басқару, үйлестіру, бақылау және іске асыру;
2. Құжаттармен жұмыс жүргізудің үлгілері мен әдістерін жетілдіру;
3. Құжаттаудың, құжатпен жұмысты ұйымдастырудың, Білім және ғылым министрлігі құжаттарының орындалуын бақылаудың және университет мұрағатына тапсыру үшін құжаттарды дайындаудың бірыңғай тәртібін қамтамасыз ету;
4. Құжаттамалық қамтамасыз етуді жетілдіру бойынша нормативтік- әдістемелік құжаттарды әзірлеу және енгізу;
5. Құжат үлгілері көлемі мен құжат айналымын қысқарту;
6. Есептеу және кеңсе техникаларын қолдану негізінде құжаттарды өңдеудің алдыңғы қатарлы технологияларын енгізу;
7. Бөлім қызметкерлерінің біліктілігін арттыруды ұйымдастыру.
Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі жүктелген міндеттерге сәйкес келесі қызметтерді атқарады:
- Университет құжаттарының бірыңғайланған анықтамалығын әзірлеу және енгізу;
- Құжаттарды және құжаттар бойынша жұмыстың есептік-анықтамалық құжаттамасын өңдеу және тіркеу;
- Келіп түскен құжаттарды ректордың уақытында қарастыруын ұйымдастыру, ректорға қол қоюға берілетін құжаттардың дұрыс рәсімделуіне бақылау жүргізу;
- Университет істерінің номенклатурасын әзірлеу, істерді сақтау және құжаттық ақпаратты жедел пайдалануды қамтамасыз ету;
- Құрылымдық бөлімшелерде құжатпен жүргізілетін жұмысқа бақылау жасауды ұйымдастыру;
- Құжаттармен жұмыстың үлгілері мен әдістерін жетілдіру, сонымен қатар, атқарушылық тәртіпті арттыру бойынша іс-шараларды (тиісті құрылымдық бөлімшелермен бірлесіп) әзірлеу;
- Құрылымдық бөлімшелердің мұрағатқа тапсырылатын істерді дұрыс рәсімдеуіне және қалыптастыруына бақылау жүргізу;
- Ведомстволық мұрағат жұмысын ұйымдастыру;
- Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі қызметкерлерінің біліктілігін арттыру;
- Азаматтардың өтініштері бойынша, тиісті ұйымдар мен университет қызметкерлерінің сұрауы бойынша анықтамалар беру.
Бөлімнің құрамына: құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімінің бастығы, іс жүргізу жөніндегі мамандар, мұрағатшы-мамандар, мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі инспектор, ректорат референттері кіреді.
| № | Аты, тегі, әкесінің аты | Қызметі | Орналасқан орны | жұмыс телефоны |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Чудобаева Әсел Құнарбекқызы | Бастығы | №5 о/ғ, №205 каб. | 241-471 (ішкі 140) |
| 2. | Сакалбаева Индира Кенжеканқызы | Іс жүргізу жөніндегі маман | №5 о/ғ, №205 каб. | 241-471 (ішкі 144) |
| 3. | Тлеубергенева Аяулы Курманбековна | Іс жүргізу жөніндегі маман | №5 о/ғ, №205 каб. | 241-471 (ішкі 141) |
| 4. | Қойшынова Гүлнар Қалелқызы | Мұрағатшы-маман | №1 Студенттер үйі (мұрағат) | 77-27-52 |
| 5. | Абдулина Зульфия Жұмаділқызы | Мұрағатшы-маман | №1 Студенттер үйі (мұрағат) | 77-27-52 |
| 6. | Жұмажанов Жетпіс Бектасұлы | Мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі инспектор | №1 о/ғ, №422 каб. | 540-279 (ішкі 176) |
| 7. | Әбілтаева Индира Амангелдіқызы (декрет) | Ректордың референті | №5 о/ғ, 2 қабат (ректордың қабылдау бөлмесі) | 252-316 (ішкі 102) |
| 8. | Балтабаев Назым Айтуғанқызы | Ректордың референті | №5 о/ғ, 2 қабат (ректордың қабылдау бөлмесі) | 252-316 (ішкі 102) |
| 9. | Мадын Үміт | Стратегиялық даму және ғылыми жұмыс жөніндегі проректордың референті | №5 о/ғ, №301 каб. | 252-301 (ішкі 105) |
| 10. | Асылғазина Күмісай Асылғазықызы | Оқу-әдістемелік жұмыс жөніндегі проректордың референті | №1 о/ғ, №222 каб. | 540-060 (ішкі 119) |
| 11. | Бос орын | Тәрбие жұмысы жөніндегі проректордың референті | №1, о/ғ, №239 каб. | 540-708 |