Отдел документационного обеспечения и контроля
Отдел документационного обеспечения и контроля
Начальник отдела – Чудобаева Асель Кунарбековна
Адрес: г.Усть-Каменогорск, ул. Казахстан,55, каб. №205
Отдел документационного и юридического обеспечения был создан приказом ректора Университета 10 августа 2010 года и переименован в Отдел документационного обеспечения и контроля с 03.01.2013г. приказом ректора на основании решения Ученого совета от 28.12.2012г. (Протокол №3). Отдел является структурным подразделением РГПнаПХВ «Восточно-Казахстанский государственный университет имени Сарсена Аманжолова. В структуру отдела документационного обеспечения и контроля входят канцелярия, архив, ПЗГС, секретариат ректората.
Основные направления деятельности Отдела документационного обеспечения и контроля:
1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению;
2. Совершенствование форм и методов работы с документами;
3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения документов Министерства образования и науки и подготовки документов к передаче в архив университета;
4. Разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения;
5. Сокращение документооборота и количества форм документов;
6. Внедрение прогрессивных технологий обработки документов на базе применения вычислительной и организационной техники;
7. Организация повышения квалификации работников отдела.
В соответствии с возложенными задачами отдел документационного обеспечения и контроля осуществляет следующие функции:
- Разработка и внедрение справочника унифицированных форм документов университета;
- Осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной документации работы по документам;
- Организация своевременного рассмотрения ректором поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись ректору;
- Разработка номенклатуры дел университета, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
- Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
- Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
- Организация работы ведомственного архива;
- Повышение квалификации работников отдела документационного обеспечения и контроля;
- Предоставляет архивные справки по обращениям граждан, по запросам соответствующих организаций и работников университета.
В состав отдела входят: начальник отдела документационного обеспечения и контроля, специалисты по делопроизводству, специалист-переводчик, архивисты-специалисты, инспектор ПЗГС, референты ректората.
| № | Фамилия, имя, отчество | Должность | Месторасположение | рабочий телефон |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Чудобаева Асель Кунарбековна | Начальник отдела | Адм.корпус, каб. №205 | 241-471 (вн.140) |
| 2. | Сакалбаева Индира Кенжеканкызы | Специалист по делопроизводству | Адм.корпус, каб. №205 | 241-471 (вн.144) |
| 3. | Тлеубергенева Аяулы Курманбековна | Специалист по делопроизводству | у/к №5, каб. №205 | 241-471 (вн.144) |
| 4. | Койшинова Гульнар Калелкызы | Архивариус | Дом студентов №1 (архив) | 77-27-52 |
| 5. | Абдуллина Зульфия Жумадиловна (декрет) | Архивариус | Дом студентов №1 (архив) | 77-27-52 |
| 6. | Жумажанов Жетпис Бектасович | Инспектор ПЗГС | у/к №1, каб. №422 | 540-279 (вн.176) |
| 7. | Абилтаева Индира Амангельдиновна (декрет) | Референт ректора | у/к №5, 2 этаж (приемная ректора) | 252-316 (вн.102) |
| 8. | Балтабаева Назым Айтуғанқизи | Референт ректора | Адм.корпус, 2 этаж (приемная ректора) | 252-316 (вн.102) |
| 9. | Мадын Уміт | Референт проректора по стратегическому развитию и научной работе | у/к №5, каб. №301 | 252-301 (вн.105) |
| 10. | Асылгазина Күмісай Асылғазықызы | Референт проректора по учебно-методической работе | у/к №1, каб. №222 | 540-060 (вн.119) |
| 11. | Вакансия | Референт проректора по воспитательной работе | у/к №1, каб. №239 | 540-708 |